会社を設立して、税理士をつけますと、だいたい毎月「試算表」というものを見せてもらえます（早いところで翌月10日くらいに、遅いところで翌々月末くらいに、ひどい場合は出てこないことも・・・）。基本的には、この試算表に「会社の数字」が並んでいます。しかし、多くの場合「なんとなく『うんうん』とうなずかれる」書類であって、「経営状況を理解する」上ではあまり役に立たないことが多いのも事実です。
使えない理由はケースバイケースで様々ですが、根本的な問題として、試算表上の「利益」と実際に社長が稼いだと考える「お金」とに大きな差があるということがあげられます。この差については、大きく２つの要因があります。１つ目は「実際のお金の動きと合っていない」、２つ目は「費用が多めに計上されている」という点です。
１つ目の「実際のお金の動きと合っていない」という点については、経営の実態を数値で判断しようとした場合には、決して悪いことではありません。たとえば、１月に納品した商品があるとして、その代金を３月に回収したとした場合には、当然、入金のあった３月ではなく、納品した１月の売上として認識するほうが、経営実態を把握していると言えるでしょう。
問題は、２つ目の「費用が多めに計上されている」という点です。試算表の費用に相当する項目のうちには、企業の経営実態とは直接的に関係ない費用が含まれています。合法的な範囲で例示すると、以下のとおり。
| 役員報酬 | 経営の実態とは関係なく、恣意的にコントロール可能な費用です。（実質的には利益処分的な性格とも言える場合もあります。） |
|---|---|
| 減価償却費 | 経営の実態とは関係なく、多くの場合、税法に則った耐用年数によって決定されます。 |
| その他 | 表立っては書けませんが、接待交際費、広告宣伝費、車両費、福利厚生費などの一部についても経営実態を把握する上では除外したほうが良いものが含まれている場合があります。 |
まずは、上記のような費用を除外して利益を計算してみることで、少しは経営実態を反映した利益に近づきます。
さらに、残りの費用についてはもう少し分類して整理する必要があります。
残りの費用を大きく分けると「費用」と「投資」です。
さらに、「費用」については、売上原価を中心とする「変動費」と、地代家賃や人件費を中心とする「固定費」にわかれます。
また、「投資」については、広告宣伝費を中心とする「売上アップ」を目的とした投資と、設備投資を中心とする「利益構造改革」を目的とした投資に分かれます。
※設備投資については、資産計上され、費用に入っていない場合も多いですから、これは別途管理が必要です。
このあたりまで整理できてくれば、経営者にとっては結構使える情報が揃ってきます。また、このように情報を整理するためには、情報の発生段階から経理処理に至る一連のプロセスに仕掛けが必要となります。できれば、早い段階（起業直後）から上記を意識した社内の情報管理体制・経理処理プロセスを構築することが望ましいです。
